학회 사전등록 체크리스트: 사무국이 개시 전 확인할 시스템 점검 항목

사전등록 일정 설계와 개시 전 기본 설정: 참가 유형·등록비·결제 수단

사전등록 오픈 다음날 사무국 전화가 폭주하는 이유는 대부분 "조기등록 마감이 지났는데 옛 가격이 그대로 보인다"는 것이다. 달력상 일정과 시스템 설정이 따로 놀면 참가자는 이전 금액으로 결제하고, 사무국은 환불과 차액 결제를 한 건씩 수기 처리하게 된다. 그래서 일정 설계는 안내 문구가 아니라 시스템의 할인 규칙으로 먼저 확정해야 한다.

타임라인을 규칙으로 바꾸는 기준

• 개시일 → 조기등록 마감 → 일반 마감 순서로 날짜를 고정한다
• 조기등록 할인은 공지사항이 아니라 자동 적용 규칙으로 설정해, 마감 시점에 결제 금액이 바뀌는지 확인한다
• 참가 유형(일반/학생/연수 등)별 등록비를 구분하고, 회원 등급별 요금 자동 계산이 지원되는지 점검한다

e-Regi처럼 등급별 요금 자동 계산과 조기등록 할인을 시스템 차원에서 처리하면, 사무국이 매일 마감일을 챙길 필요가 없어진다.

회원/비회원 등록비 구분 접수: 회원연동과 인증 준비

사전등록 개시 직후 문의 전화 1순위가 "저 회원인데 왜 회원가가 아니죠?"라면, 검증 세팅이 꼬인 상태입니다. 정회원·준회원·학생회원 요금 차등은 요금표 입력으로 끝나는 게 아니라 학회원 DB 연동 → 회원증번호 검증 → 등급별 요금 자동 계산까지 한 줄로 이어져야 하거든요.

검증이 없으면 비회원이 회원가로 결제합니다

반대 방향이 더 성가셔요. 검증 로직 없이 '회원' 선택지만 열어두면 비회원이 회원가로 결제해버리고, 환불과 차액 재결제를 사무국이 고스란히 떠안습니다. 등급 차등을 하겠다면 검증은 선택이 아니라 개시 전 필수 항목입니다.

e-Regi처럼 정회원·준회원·학생회원 구분과 회원증번호 검증을 지원하고, 학회 전용 포털(학회명 서브도메인 형태)에서 학회원 DB를 연동해 쓰는 시스템이라면 세팅은 반쯤 끝난 상태입니다. 판단 기준은 "설정 화면에 있느냐"가 아니라 테스트 회원번호로 실제 통과하느냐입니다.

인증 실패 처리도 개시 전에 정해둔다

취소·환불 정책 수립 시점과 시스템 반영, 장애 대비 점검

사전등록 버튼을 열어 놓고 가장 먼저 걸려 오는 전화가 "취소하려면 어떻게 하나요?"입니다. 이때 환불 규정이 없으면 답을 못 꺼내고, 답변이 그때그때 달라지는 순간 분쟁이 시작됩니다.

환불 정책은 '개시 전' 확정, 약관에 명시

카드 결제 취소는 비교적 단순하지만 골칫거리는 가상계좌입니다. 입금 전 취소와 입금 완료 후 환불은 처리 흐름 자체가 다르기 때문에, 개시 전에 아래 값을 못 박아 두고 안내 페이지에 그대로 노출해야 합니다.

• 환불 요청 마감 기한(행사 며칠 전까지 받을지)
• 시점별 환불 비율
• 가상계좌 입금 완료 건의 취소·환불 절차(환불 계좌를 별도로 받는 흐름 등)
• 정책 문구 위치: 약관, 등록 안내 페이지, 결제 확인 화면

e-Regi가 NICEPAY·토스페이먼츠로 신용카드·카카오페이·네이버페이·가상계좌를 지원한다 해도, 기한과 비율은 사무국이 정하는 값입니다. 시스템 설정보다 문구가 먼저여야 합니다.

결제 오류·중복 접수 대비

오픈 직후 몰리는 결제와 현장 중복 접수는 서로 다른 문제라 나눠서 점검합니다.

마감 이후 연계: 명찰 발급·입장 관리·현장등록 전환 준비

사전등록 마감 버튼을 누른 뒤에야 사무국의 진짜 시험이 시작된다. 다행인 점은, 접수가 완료되는 순간 QR 코드가 포함된 모바일 바우처가 카카오 알림톡으로 자동 발송되도록 설계되어 있다는 것이다. 그러니 사무국이 미리 할 일은 대량 발송 작업이 아니라, 테스트 접수 한 건을 만들어 내 폰으로 알림톡이 실제로 도착하는지, 첨부된 QR이 정상 스캔되는지 확인해두는 것이다.

명찰은 레이아웃부터, 배포 방식은 그다음에 정한다

배지는 **드래그앤드롭으로 레이아웃을

관리자 화면에서 현황 관리하고, 사무국 최종 점검표로 마무리하기

관리자 화면에서 현황 관리하고, 사무국 최종 점검표로 마무리하기

행사 당일, 사무국이 실제로 보아야 할 화면

사전등록이 개시되면 사무국의 일은 '접수받기'에서 '지켜보고 판단하기'로 바뀝니다. 이때 중요한 건 참가 현황·세션별 출결률·결제 통계를 하나의 대시보드에서 라이브로 보이는지 여부예요. e-Regi 같은 학술대회 플랫폼은 이 세 가지 지표를 행사 중 실시간 모니터링할 수 있고, 엑셀 보고서 내보내기까지 지원합니다.

특히 하이브리드 행사라면 오프라인 현장과 온라인 플랫폼의 통계가 하나의 화면에 통합되는지 반드시 확인하세요. 두 시스템의 숫자를 나중에 손으로 맞추는 일은 사무국 입장에서 가장 피곤한 작업이거든요.

협찬사 부스 운영도 미리 챙겨두면 좋습니다. e-Regi의 e방명록은 참가자 QR 스캔 한 번으로 개인정보 동의 기반 방문자 연락처를 수집하고 결과를 엑셀로 내보낼 수 있어, 행사 후 협찬사에 데이터를 넘길 때 별도 정리 작업이 없습니다.

현장 동선과 연결되는 데이터인가

대시보드의 숫자는 현장 동선과 연결돼야 의미가 있습니다. 입장 처리는 QR 스캔으로 3초 이내, 중복 스캔 방지와 구역별 독립 출결 설정까지 되는지. 보수교육 평점이 필요한 학회라면 입·퇴장 시간 자동 기록이 되는지가 평점 산정의 핵심이 됩니다.