초록 접수 시스템 개발: 엑셀 업무를 없애는 화면 설계 가이드

기존 엑셀 기반 초록 접수의 문제점과 엔드투엔드 데이터 연동의 필요성

학회 행사 당일 아침, 접수 데스크에서 가장 먼저 터지는 문제는 단순하다. "이 분 초록 제출하셨나요?" 엑셀로 관리하던 초록 명단과 사전등록 결제 명단이 서로 다르다. 심사위원 점수 파일은 또 다른 버전이고, 현장에서 QR 체크인을 하려는데 참가자 정보가 흩어진 엑셀 사이에서 매칭이 되지 않는다.

이것이 데이터 파편화의 실제다. 초록 입력부터 심사, 프로그램 확정, 현장 출결, 명찰 발급까지 각 단계가 별도 파일과 담당자에게 나뉘면, 행사가 갈수록 불일치는 눈덩이처럼 커진다.

엑셀 수동 운영 vs 통합 플랫폼: 어디서 끊어지는가

같은 데이터를 두 번 입력하지 않는 것

연구자가 직접 입력·수정·철회하는 프론트엔드 폼(Form) 설계와 유효성 검사

초록 접수 화면에서 가장 많이 꼬이는 지점은 의외로 단순합니다. 연구자가 폼에서 데이터를 입력하고 나면, 운영팀이 그걸 다시 엑셀로 옮기고, 확인하고, 안내 메시지를 수동 발송하는 구간이죠. 이 사이사이에 오타·누락·중복 요청이 쌓이고, 행사일이 다가오면 수정 요청이 쏟아집니다. 프론트엔드 폼은 이 데이터 이동 단계 자체를 없애는 역할을 해야 합니다.

연구자는 연구실 PC에서 초록을 작성하다가, 이동 중에 스마트폰으로 다시 접속해 키워드를 수정하고, 태블릿으로 최종 제출 버튼을 누릅니다. e-Regi 등록 폼은 PC·태블릿·스마트폰에 모두 대응하는 반응형으로 설계되어 있어, 복잡한 학술대회 접수 옵션도 모바일 화면에서 그대로 처리할 수 있습니다. 여기서 판단 기준은 "화면이 작아졌을 때 입력 필드가 줄어드는가"가 아니라 "작은 화면에서도 발표 분야 선택, 저자 동기화, 파일 업로드가 한 흐름에 끝나는가"입니다.

수동 분류 없는 심사 위원 배정 및 발표 분야 관리 화면 구조

초록 접수가 마감되면 관리자의 진짜 전쟁이 시작된다. 엑셀을 다운로드해서 발표 분야별로 정렬하고, 각 분야에 맞는 심사위원을 일일이 찾아 수동 매칭한다. 중간에 한 건이 추가되거나 분야가 바뀌면 시트 전체를 다시 훑어야 한다. 회원관리·논문 투고·심사·사전등록이 단일 플랫폼에서 통합 운영되는 구조라면, 이 과정 자체를 화면 안에서 끝낼 수 있다.

핵심은 초록이 접수되는 순간 발표 분야·발표 형태(구두/포스터) 데이터가 구조화되어 저장된다는 점이다. 관리자는 분야 필터를 적용해 해당 카테고리 초록만 한 화면에서 묶어보고, 체크박스로 분야 이동이나 병합을 처리한다. 심사위원 배정도 같은 흐름에서 이어진다 — 특정 분야 초록 목록을 선택하고, 해당 전문 심사위원 풀에서 인원을 지정하면 배정이 완료된다. 데이터가 엑셀 파일을 오가지 않으므로 복사·붙여넣기 과정의 누락과 버전 꼬임이 원천적으로 사라진다.

구축 예산·기간 산정 기준과 수작업을 없애는 실시간 통계 대시보드

행사 당일 오후 4시, 결제 내역과 출결 현황을 엑셀에 일일이 옮기고 있다면 이미 늦었습니다. 참가자가 몇 명 왔는지, 세션별 출결률이 어떤지, 미결제 건은 없는지를 행사가 끝난 뒤 수작업으로 모으는 순간 보고서는 다음 주로 미뤄집니다. 실시간 통계 대시보드는 바로 이 지점을 해결합니다.

구축 기간, 무엇을 기준으로 잡아야 하는가

e-Regi 기준으로 표준 학회 솔루션은 약 4~6주, 커스텀 요건이 추가되면 약 6~10주가 소요됩니다. 하지만 "우리는 어디에 해당할까"를 판단하려면, 요청하는 기능이 표준 범위 안인지 밖인지부터 확인해야 합니다.

초록 접수 시스템 도입 체크리스트 및 맞춤형 개발 솔루션

지금까지 나눠 드린 흐름을 한곳에 모아, 사무국이 시스템 도입 전 반드시 점검해야 할 요구사항을 실행 중심으로 정리해 드립니다. 이 체크리스트를 하나라도 놓치면, 현장에서 다시 수기 엑셀 작업이 발생할 확률이 높습니다.

상담이나 솔루션 비교를 시작하기 전, 꼭 아래 항목부터 점검해 보세요.

엑셀 없이 끝까지 가는 시스템 도입 체크리스트

• 접수 단계: PC와 모바일 환경에 대응하는 반응형 폼인가?
• 정산 단계: 회원 등급(정회원·준회원·학생회원)별 요금과 조기등록 할인이 자동으로 계산되는가?
• 안내 단계: 접수 완료와 동시에 QR 코드가 포함된 모바일 바우처를 카카오 알림톡으로 자동 발송하는가?
• 현장 단계: 드래그앤드롭으로 이름·소속·QR을 배치해 명찰을 디자인하고 즉시 출력할 수 있는가?
• 운영 단계: 참가 현황, 세션별 출결률, 결제 통계를 라이브 대시보드에서 확인한 뒤 엑셀 보고서로 내보낼 수 있는가?
• 확장 단계: 협찬사 부스에서 참가자 QR 스캔만으로 방문자 연락처를 즉시 수집(e방명록)하는 기능이 있는가?