학술대회 좌장 연자 표기 시스템 개발 범위, 비오케이솔루션 적용 가이드

1. [사전 기획] 학회 홈페이지 연동 기반 좌장·연자 DB 구조 설계

명찰에 들어갈 데이터, 처음부터 구조를 안 잡으면 나중이 고통스럽다

학술대회 당일, 좌장 명찰에 영문 이름이 잘못 찍혀 있거나 연자 소속이 누락돼서 행사장이 어수선해진 적 있으신가요. 이건 현장 문제가 아니라 사전 기획 단계에서 DB 구조를 설계하지 않았기 때문에 벌어지는 일입니다. e-Regi 플랫폼은 세션·연사·좌장(Chair)·의식 역할 정보를 다국어로 등록하고 관리하는 기능을 제공합니다. 즉, 한 연자가 한국어 세션에서는 국문 명찰, 영문 세션에서는 영문 명찰로 출력되는 구조가 기본 탑재돼 있다는 뜻입니다. 이걸 활용하려면 학회 홈페이지 접수 데이터와 명찰 DB가 처음부터 하나의 흐름으로 연결돼야 합니다.

가장 먼저 확인해야 할 건 접수 단계에서 수집되는 회원 정보의 품질입니다.

2. [단계별 절차] 관리자 페이지 기능 정의 및 필수/선택 우선순위 분류

관리자 화면에서 세션 하나를 열어 좌장을 배정하고, 그 정보가 명찰로 출력되기까지의 흐름을 한 줄로 그려보면 개발 범위가 보입니다. "이 버튼을 누르면 무슨 일이 일어나야 하는가"를 먼저 정의하지 않으면, 견적 단계에서 기능이 뭉개지거나 나중에 현장에서 허점이 드러납니다.

• 세션·역할 매칭: 세션별로 연사·좌장(Chair)·의식 역할을 다국어로 등록하고, 배치도와 매칭하는 화면
• 명찰·전광판 렌더링: 디자인 가이드에 따라 드래그앤드롭 편집 → PDF 고속 출력 · 디지털 배지 발송 · 카카오 알림톡 송부
• 현장 연동 확인: QR 출결(3초 이내 입장 처리, 중복 스캔 방지)과 연계해 좌장·연자 입장 여부를 실시간으로 확인

여기서 판단 기준은 단 하나입니다. "이 기능이 구독 요금제 표준 범위인가, 아니면 신규 개발인가. "

요금제 경계에 맞춘 범위 분류

비오케이솔루션은 요금제마다 포함 기능이 다릅니다. 명찰 시스템 기능을 이 경계에 끼워 맞춰야 합니다.

4. [긴급 대응] 현장 운영진을 위한 태블릿 웹 관리자 기능 개발 필요성

행사 당일, 기조연설 연자가 급하게 교체됐다는 연락을 받았다고 상상해 보자. 운영실 PC까지 뛰어가서 수정하고, 명찰을 다시 출력하고, 전광판 텍스트까지 바꾸고 있다면 — 그 사이 참가자들은 빈 강단을 바라보게 된다.

현장에서 실제로 꼬이는 지점

좌장·연자·의식 역할 정보는 다국어로 등록되어 관리되기 때문에, 한 번의 연자 변경이 단순히 "이름 하나 바꾸기"로 끝나지 않는다.

• 세션 프로그램의 연자명·소속
• 테이블에 놓인 좌장 명찰
• 입구 전광판의 세션 안내 문구
• 디지털 배지 및 알림톡 발송 분량

이 모든 접점이 동시에 업데이트되어야 현장 혼선이 생기지 않는다.

PC 관리자만 있을 때 vs 태블릿 관리자가 있을 때

5. [최종 요약 및 인수테스트] b-ok 개발 항목 통합 요약서 및 맺음

개발 항목 통합 요약서

앞선 단계에서 분해한 좌장·연자 표기 운영 시스템의 핵심 개발 항목을 한눈에 모으면 다음과 같다. | 구분 | 핵심 항목 | 연동 포인트 |

각 항목이 따로 놀면 안 된다. 등록 데이터 → 명찰 출력 → 현장 입장 → 사후 데이터 흐름이 끊김없이 이어지는지가 인수테스트의 본질이다. ---

인수테스트(UAT) 체크리스트

현장에서 문이 열리기 전, 다음 항목을 직접 클릭·출력·스캔하며 확인해야 한다.